（一）申请人应根据文件的公证地及认证地，按照驻越使领馆领区划分，向相应的使领馆递交认证申请。递交至总领馆的申请必须经过越南外交部胡志明市外事厅认证。如未能按照领区划分递交申请，该申请可能会被拒绝受理。

（二）文书内容和办理程序必须真实、完整、合法，不得有违反中国法律或可能损害中国国家及社会公共利益的内容。申请认证的文书在两页及以上的，应装订成册，采用火漆加封或加盖骑缝章或钢印等方式确保不易被拆换，以保证文书的完整性。如有程序不完整、格式不规范、含不合法内容、文件有涂改、拆换等问题，总领馆不予认证。
（三）用于到中国内地结婚登记的无配偶（未婚）声明或证明，自公证书出具之日起6个月内有效；用于来华收养的婚姻状况、健康、财产、收入和无违法犯罪记录公证书，自公证之日起至申请收养登记之日止（不含中国收养中心审理时间），6个月有效。超出有效期的文书，总领馆不予认证。
（四）经领事认证过的文书，不得任意拆装或涂改。因申请人自行拆装或涂改文件引起的问题及相关法律责任，由申请人承担。